話を分かりやすく伝えるために大切な1つのこと[仕事で使えるコツ]

はじめに

私はシステム開発、プロジェクトマネージメント、営業など比較的幅広い職種を経験してきましたが、どの仕事でも役に立つスキルが「伝える能力」です。

私がこれまで経験したケースでは以下のようなものがあります。
・技術力はあるのに、説明が的を射ていない(全体観を説明しないまま詳細のごく一部の説明をしてしまう)
・資料の質とスピードは高いのに、伝える力が弱いプレゼンテーションで損をしてしまう
(資料の論旨と口・アイコンタクト・ボディランゲージが一致していなかったり、不足している)

尖った能力があるにも関わらずインターフェースとなる「伝える能力」が足りないせいで、
結果的に損をしてしまうケースを目の当たりにすると、本当に勿体ない….と感じてしまいます。そこで私が考える「伝える能力」を磨く最も大切なコツをお伝えします。

最も大切なこと

一言でいうと「伝える相手の立場に立つこと」が最も大切です。

これは、システム導入や資料作成など幅広い状況に当てはまりますが
「相手が本当に欲しいと思っている情報を提供できているか？」を常に自問自答すべきです。
例えるならば、
自分の恋人に喜んでほしいとき、何をするか考えてみると、

相手が今欲しいものを情報収集してプレゼントとして用意する
相手が好きなもので囲まれるようなヒトや環境の調整をして、サプライズを用意する

など、、、相手への想いが強いほど様々なアイデアを思いつくのではないかと思います。

伝える相手が上司、客であったり恋人とは違うかもしれませんが、
「相手に興味をもつこと」が伝える能力を磨くポイントになります。

そして、伝える技術を身につける

相手に伝えるマインドを育みつつ、その上でスキルが活きてきます。
ここでは、3つの技術についてご紹介します。

いちばん伝えたいことを1文でまとめる
伝えたい内容が膨大になるほど、「あれも説明しないと」「こっちも詳しく話さないと」と考えてしまいがちです。でもその前にあなたが「いちばん伝えたいこと」を「1つの文章」でまとめてみてください。伝える内容をまずまとめることで、自分の思考もすっきりしますし、何より相手が理解しやすくなります。
結論→根拠→具体例→結論の順序で伝える
ビジネスシーンでよく使われるPREP法という考え方があります。簡潔で説得力のある文章や説明をしたいときに活用できます。PREP法の「PREP」とは以下の頭文字です。
P＝Point（結論）
R＝Reason（理由）
E＝Example（事例、具体例）
P＝Point（結論を繰り返す）
具体的にはこんなイメージです。
結論：私はカレーが好きです。
根拠：肉や野菜の旨味が凝縮していて、ごはんとも相性が良いからです。
具体例：肉、野菜、スパイスを使ってたくさん煮込んだカレーはとても美味しいです。
結論：だから私はカレーが好きです。
何が言いたいのか(結論)をまずはじめに理解でき、なぜそう思うのか(理由)で結論が支えられ、より詳細なケース(具体例)の説明をし、結論でまとめる、という流れが相手に伝わりやすくなります。
「間」を恐れないこと
よくみるのは、話し初めや繋ぎに「えー」や「あのー」といった言葉を発してしまうケースです。客観的に聞いていると頻発すると伝えたい内容がアタマに入ってこなくなってしまいます。
理由は「次の言葉を探している」「沈黙が怖い」「話す内容を失念した」などあると思いますが、「えー」や「あのー」と発したところで何も解決しません。ぜひ心得ていただきたいのですが、伝える時間が与えられたのなら、説明もそのあいだの「間」もすべて自由に遣ってかまわないということになります。なので、うまく話そうとせず、リラックスして説明すれば良いのです。また、内容を忘れてしまったときも聞き手に伝えた上でメモをみたり、次のスライドを確認すれば良いです。